POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

PhotoArt by Ralf / www.photoartbyralf.com

Această Politică de Confidențialitate explică modul în care PhotoArt by Ralf colectează, utilizează, stochează și protejează datele cu caracter personal ale persoanelor care accesează website-ul www.photoartbyralf.com, solicită informații, rezervă o sesiune foto, achiziționează servicii sau produse, se înscriu la newsletter sau interacționează cu noi prin orice canal de comunicare.

Protecția datelor personale este importantă pentru noi. Prelucrăm datele personale în mod responsabil, transparent și în conformitate cu Regulamentul General privind Protecția Datelor — GDPR, precum și cu legislația aplicabilă din România.

1. Cine suntem

Operatorul datelor cu caracter personal este:

RALF STUDIO SRL
Nr. Reg. Comerțului: J40/24649/21.12.2023
CUI: RO49327260
E-mail: info@photoartbyralf.com
Website: www.photoartbyralf.com

În cadrul acestei politici, denumirile „PhotoArt by Ralf”, „noi”, „studio-ul” sau „operatorul” se referă la RALF STUDIO SRL.

Denumirile „client”, „utilizator”, „beneficiar” sau „dumneavoastră” se referă la persoana ale cărei date personale sunt prelucrate.

2. Ce sunt datele cu caracter personal

Datele cu caracter personal sunt orice informații care identifică sau pot identifica o persoană fizică.

Acestea pot include, de exemplu:

• nume și prenume;
• adresă de e-mail;
• număr de telefon;
• adresă de facturare sau livrare;
• date de facturare;
• imagine foto sau video;
• voce, dacă este cazul;
• preferințe legate de sesiunea foto;
• informații transmise voluntar prin formulare, e-mail, telefon, WhatsApp, social media sau alte canale;
• date tehnice, precum adresa IP, browserul folosit, dispozitivul utilizat, paginile accesate și comportamentul de navigare pe website.

3. Ce date colectăm

În funcție de modul în care interacționați cu noi, putem colecta următoarele categorii de date:

3.1. Date de identificare și contact

• nume și prenume;
• adresă de e-mail;
• număr de telefon;
• conturi de social media, dacă ne contactați prin aceste canale.

3.2. Date necesare pentru rezervări și prestarea serviciilor

• data și ora sesiunii foto;
• tipul de sesiune solicitată;
• preferințe privind stilul, conceptul, ținutele sau produsele dorite;
• informații relevante transmise de clientă pentru personalizarea experienței;
• corespondența purtată cu noi.

3.3. Date de facturare și plată

• nume;
• adresă;
• CNP sau alte date fiscale, doar dacă sunt necesare conform legii;
• date ale societății, dacă factura se emite pe firmă;
• informații privind plata;
• istoricul comenzilor.

Nu stocăm date complete ale cardului bancar. Dacă plata se realizează printr-un procesator de plăți, datele sunt prelucrate de furnizorul respectiv, conform propriilor politici de confidențialitate.

3.4. Imagine foto/video

În cadrul sesiunilor foto, prelucrăm imaginea dumneavoastră foto și, acolo unde este cazul, materiale video sau behind-the-scenes, doar în măsura necesară prestării serviciului sau în baza acordului dumneavoastră pentru utilizări publice.

Imaginile realizate în cadrul sesiunilor foto sunt tratate cu confidențialitate. Nu vom publica imagini identificabile fără acordul dumneavoastră, cu excepția situațiilor în care există un alt temei legal aplicabil.

3.5. Date pentru newsletter și comunicări de marketing

Dacă vă înscrieți la newsletter sau acceptați comunicări comerciale, putem prelucra:

• numele;
• adresa de e-mail;
• preferințele de comunicare;
• interacțiunile cu e-mailurile trimise, cum ar fi deschideri sau clickuri, în funcție de platforma folosită.

Vă puteți dezabona oricând de la newsletter folosind linkul de dezabonare din e-mail sau trimițând o solicitare la info@photoartbyralf.com.

3.6. Date tehnice și de navigare

Website-ul poate colecta date tehnice, precum:

• adresa IP;
• tipul dispozitivului;
• browserul;
• sistemul de operare;
• paginile vizitate;
• durata vizitei;
• sursa traficului;
• interacțiuni cu website-ul.

Aceste date pot fi colectate prin cookies sau tehnologii similare, inclusiv prin instrumente precum Google Analytics, Meta/Facebook Pixel sau alte instrumente de analiză și marketing, acolo unde sunt implementate.

4. Cum colectăm datele

Colectăm date personale prin următoarele mijloace:

• formulare de contact de pe website;
• solicitări de ofertă;
• rezervări de sesiuni foto;
• e-mail;
• telefon;
• WhatsApp;
• mesaje pe social media;
• newsletter;
• achiziții de servicii, produse, gift carduri sau vouchere;
• facturare;
• desfășurarea sesiunilor foto;
• galerii online de selecție sau livrare;
• cookies și tehnologii similare folosite pe website.

5. Scopurile pentru care prelucrăm datele

Prelucrăm datele personale pentru următoarele scopuri:

5.1. Comunicare și ofertare

Folosim datele pentru a răspunde solicitărilor, pentru a transmite informații despre serviciile noastre, pentru a oferi detalii despre pachete, disponibilitate și prețuri.

5.2. Rezervarea și prestarea serviciilor fotografice

Folosim datele pentru a programa sesiuni foto, a personaliza experiența, a pregăti concepte, a realiza fotografiile, a livra imaginile și a gestiona relația contractuală.

5.3. Facturare și obligații legale

Prelucrăm datele necesare pentru emiterea facturilor, evidențe contabile, raportări fiscale și respectarea obligațiilor legale.

5.4. Livrarea produselor fizice

Dacă achiziționați printuri, albume, rame, tablouri, canvasuri, wall art sau alte produse fizice, putem prelucra datele necesare pentru comandă, producție și livrare.

5.5. Administrarea galeriilor foto

Putem folosi platforme online pentru selecția, livrarea sau descărcarea imaginilor. În acest caz, datele pot fi prelucrate pentru crearea galeriei, transmiterea linkului, autentificare sau livrare.

5.6. Marketing și comunicări comerciale

Cu acordul dumneavoastră sau în baza unui interes legitim, acolo unde legea permite, putem transmite informații despre servicii, campanii, noutăți, oferte, evenimente sau proiecte PhotoArt by Ralf.

5.7. Analiză și îmbunătățirea website-ului

Folosim date tehnice și de navigare pentru a înțelege modul în care este utilizat website-ul, pentru a îmbunătăți experiența utilizatorilor și pentru a optimiza comunicarea online.

5.8. Protejarea drepturilor și intereselor noastre legitime

Putem prelucra datele pentru prevenirea fraudelor, securitatea website-ului, gestionarea reclamațiilor, recuperarea creanțelor, apărarea drepturilor noastre sau soluționarea unor litigii.

6. Temeiurile legale ale prelucrării

Prelucrăm datele personale în baza unuia sau mai multora dintre următoarele temeiuri legale:

• executarea unui contract sau efectuarea demersurilor necesare înainte de încheierea unui contract;
• îndeplinirea obligațiilor legale;
• consimțământul dumneavoastră;
• interesul legitim al operatorului, în măsura în care drepturile și libertățile dumneavoastră nu prevalează;
• apărarea unui drept în instanță sau în fața autorităților competente.

Exemple:

• pentru rezervarea și desfășurarea unei sesiuni foto, temeiul este executarea contractului;
• pentru emiterea facturii, temeiul este obligația legală;
• pentru newsletter, temeiul este consimțământul sau interesul legitim, după caz;
• pentru publicarea imaginilor identificabile în portofoliu sau social media, temeiul este, de regulă, consimțământul;
• pentru securitatea website-ului și apărarea drepturilor noastre, temeiul este interesul legitim.

7. Utilizarea imaginii foto/video

Imaginea foto sau video care permite identificarea unei persoane reprezintă dată cu caracter personal.

În cadrul serviciilor fotografice, imaginea este prelucrată în scopul realizării și livrării serviciului comandat.

PhotoArt by Ralf poate utiliza imaginile realizate în cadrul sesiunilor pentru portofoliu, website, social media, expoziții, publicații, campanii, materiale de prezentare sau promovare doar în baza acordului clientului, acolo unde imaginea permite identificarea acestuia.

Clientul poate refuza utilizarea publică a imaginilor fără ca acest lucru să afecteze calitatea serviciului primit.

Clientul poate retrage acordul pentru utilizări viitoare printr-o solicitare scrisă transmisă la info@photoartbyralf.com. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrărilor efectuate anterior retragerii.

8. Cui putem transmite datele

Datele personale pot fi transmise, strict în măsura necesară, către următoarele categorii de destinatari:

• furnizori de servicii IT și hosting;
• furnizori de e-mail și newsletter;
• furnizori de platforme pentru galerii foto online;
• contabili, consultanți fiscali sau juridici;
• procesatori de plăți;
• bănci;
• furnizori de printuri, albume, rame, canvasuri sau alte produse personalizate;
• firme de curierat;
• platforme de analiză și marketing online, precum Google sau Meta, dacă sunt folosite;
• autorități publice, instanțe, organe de control sau alte instituții, atunci când există o obligație legală.

Nu vindem datele personale ale clienților către terți.

9. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Unele servicii folosite de noi, precum platforme de e-mail, newsletter, analytics, social media, galerii online sau servicii cloud, pot implica transferul unor date către țări din afara Spațiului Economic European.

În aceste situații, vom urmări ca transferul să se realizeze în baza unor garanții adecvate prevăzute de GDPR, precum clauze contractuale standard, decizii de adecvare sau alte mecanisme legale aplicabile.

10. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele personale doar atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate sau cât timp suntem obligați prin lege.

Perioade orientative de păstrare:

• datele de comunicare și ofertare: pe durata necesară gestionării solicitării și ulterior pentru o perioadă rezonabilă;
• datele contractuale: pe durata relației contractuale și ulterior pe durata termenelor legale de prescripție;
• datele de facturare: conform termenelor prevăzute de legislația fiscal-contabilă;
• imaginile finale și/sau fișierele de lucru: pentru o perioadă rezonabilă, în scop de arhivă, backup, dovadă contractuală sau comandă ulterioară;
• datele pentru newsletter: până la retragerea consimțământului sau dezabonare;
• datele colectate prin cookies: conform duratelor indicate în Politica de Cookies sau în setările instrumentelor folosite.

PhotoArt by Ralf nu garantează păstrarea pe termen nelimitat a fișierelor foto. Clientul are responsabilitatea de a descărca, salva și face backup propriilor imagini livrate.

11. Securitatea datelor

Luăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor personale împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării, divulgării sau utilizării necorespunzătoare.

Aceste măsuri pot include:

• acces limitat la date;
• parole și metode de autentificare;
• servicii securizate de hosting și e-mail;
• backup, acolo unde este cazul;
• confidențialitate în relația cu furnizorii;
• actualizarea periodică a sistemelor folosite.

Cu toate acestea, nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu este complet sigură. Vom depune eforturi rezonabile pentru protejarea datelor, însă nu putem garanta securitate absolută.

12. Drepturile dumneavoastră

Conform legislației privind protecția datelor, aveți următoarele drepturi:

• dreptul de a fi informat cu privire la prelucrarea datelor;
• dreptul de acces la datele personale;
• dreptul la rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
• dreptul la ștergerea datelor, în condițiile prevăzute de lege;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor;
• dreptul de opoziție;
• dreptul de a vă retrage consimțământul, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv profilare, dacă o astfel de prelucrare produce efecte juridice sau similare semnificative;
• dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă.

Pentru exercitarea drepturilor, ne puteți contacta la:

info@photoartbyralf.com

Vom răspunde solicitărilor în termenul prevăzut de legislația aplicabilă. În anumite situații, este posibil să vă solicităm informații suplimentare pentru confirmarea identității.

13. Dreptul de a depune plângere

Dacă apreciați că prelucrarea datelor dumneavoastră personale încalcă legislația aplicabilă, aveți dreptul să depuneți o plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal — ANSPDCP
Website: www.dataprotection.ro

Vă încurajăm, totuși, să ne contactați mai întâi la info@photoartbyralf.com, pentru a încerca să soluționăm orice situație pe cale amiabilă.

14. Newsletter și comunicări comerciale

Dacă vă abonați la newsletter sau acceptați să primiți comunicări comerciale, vom folosi datele furnizate pentru a vă transmite informații despre serviciile, campaniile, ofertele, evenimentele sau noutățile PhotoArt by Ralf.

Vă puteți dezabona oricând, fie prin linkul de dezabonare din e-mail, fie printr-o solicitare transmisă la info@photoartbyralf.com.

Dezabonarea de la newsletter nu afectează comunicările necesare pentru executarea unui contract, pentru o comandă în desfășurare sau pentru obligații legale.

15. Cookies și tehnologii similare

Website-ul www.photoartbyralf.com poate utiliza cookies și tehnologii similare pentru:

• funcționarea website-ului;
• securitate;
• analiză de trafic;
• îmbunătățirea experienței de navigare;
• măsurarea performanței campaniilor;
• marketing și remarketing, acolo unde este cazul.

Pot fi utilizate instrumente precum Google Analytics, Meta/Facebook Pixel sau alte tehnologii similare, dacă acestea sunt implementate pe website.

Utilizatorul poate controla utilizarea cookies prin setările browserului sau, acolo unde este disponibil, prin bannerul/modulul de consimțământ de pe website.

Dezactivarea anumitor cookies poate afecta funcționarea completă a website-ului.

Pentru detalii complete despre cookies, tipurile folosite, scopurile și durata acestora, recomandăm consultarea unei Politici de Cookies separate, disponibilă pe website.

16. Linkuri către website-uri terțe

Website-ul poate conține linkuri către platforme externe, rețele sociale, sisteme de plată, galerii online, furnizori sau alte website-uri.

PhotoArt by Ralf nu este responsabil pentru politicile de confidențialitate, securitatea, conținutul sau practicile acestor website-uri terțe.

Vă recomandăm să citiți politicile de confidențialitate ale fiecărei platforme externe pe care o accesați.

17. Datele minorilor

Serviciile PhotoArt by Ralf pot implica fotografierea minorilor doar cu acordul părintelui sau al tutorelui legal.

Datele și imaginile minorilor sunt tratate cu atenție sporită și nu vor fi utilizate public fără acordul explicit al părintelui sau tutorelui legal.

Dacă aflăm că am colectat date ale unui minor fără acordul corespunzător, vom lua măsuri pentru ștergerea sau limitarea prelucrării acestor date, în condițiile legii.

18. Modificarea Politicii de Confidențialitate

PhotoArt by Ralf își rezervă dreptul de a modifica această Politică de Confidențialitate atunci când este necesar, de exemplu pentru a reflecta modificări legislative, tehnice sau operaționale.

Versiunea actualizată va fi publicată pe website și va produce efecte de la data publicării.

Vă recomandăm să consultați periodic această pagină pentru a fi la curent cu modul în care prelucrăm datele personale.

19. Contact

Pentru întrebări, solicitări sau exercitarea drepturilor privind protecția datelor personale, ne puteți contacta la:

PhotoArt by Ralf / RALF STUDIO SRL
E-mail: info@photoartbyralf.com
Website: www.photoartbyralf.com
Nr. Reg. Comerțului: J40/24649/21.12.2023
CUI: RO49327260