PhotoArt by Ralf · www.photoartbyralf.com

Această politică explică modul în care sunt colectate, utilizate, păstrate și protejate datele persoanelor care folosesc website-ul PhotoArt by Ralf, solicită informații sau rezervări, participă la proiectele HERITAGE și AI Portrait Atelier, ne contactează prin rețele sociale ori completează formulare publicitare Meta (Facebook/Instagram).

Aplicăm Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și legislația română aplicabilă. În cazul unor servicii sau platforme încă neimplementate, descrierile de mai jos se aplică numai din momentul în care acestea sunt efectiv utilizate, potrivit informării afișate la colectare.

1. Operatorul datelor și date de contact

Operator: RALF STUDIO SRL, denumit comercial PhotoArt by Ralf. Nr. Registrul Comerțului: J40/24649/21.12.2023; CUI: RO49327260. Website: www.photoartbyralf.com. Email pentru solicitări și protecția datelor: info@photoartbyralf.com.

Pentru solicitări privind prelucrarea datelor, inclusiv acces, rectificare ori ștergere, ne puteți scrie la adresa de mai sus.

2. Ce date prelucrăm

2.1. Date de contact și solicitări

·        Nume și prenume, adresă de email, număr de telefon mobil, canal preferat de răspuns (email, telefon sau WhatsApp).

·        Serviciul/proiectul care vă interesează, orizontul de programare, răspunsurile la întrebările de calificare și mesajele comunicate de dumneavoastră.

·        Identificatori tehnici ai solicitării și ai sursei publicitare (de exemplu, formular, campanie ori reclamă), acolo unde sunt disponibili și necesari pentru administrare și raportare.

2.2. Date pentru rezervare, servicii și facturare

·        Data programării, tipul ședinței, preferințe artistice, comunicări privind pregătirea, selecția și livrarea fotografiilor.

·        Datele necesare facturării, contractării și livrării produselor; informații privind tranzacțiile sau confirmarea plății. Nu stocăm numărul complet al cardului, codul CVV ori alte date complete ale instrumentului de plată.

2.3. Fotografie, video și voce

În cadrul serviciilor putem prelucra fotografii, materiale video sau înregistrări vocale, dacă sunt necesare și convenite. Utilizarea imaginilor identificabile pentru portofoliu, publicitate, social media, expoziții sau alte forme de promovare se tratează separat de prestarea ședinței și presupune un temei juridic adecvat și acordurile relevante. Condițiile concrete ale proiectelor care includ participare la expoziții sunt prezentate distinct înainte de rezervare.

2.4. Date de navigare și newsletter

Website-urile pot prelucra, în funcție de configurare și de opțiunile privind cookies, IP, dispozitiv, browser, pagini vizitate, interacțiuni și sursa traficului. Dacă vă înscrieți separat la newsletter, prelucrăm adresa de email, eventual numele și preferințele necesare comunicărilor acceptate.

3. De unde obținem datele

Primim informații direct de la dumneavoastră prin formularele site-ului, Meta Instant Forms/Lead Ads, email, telefon, WhatsApp, Facebook/Instagram, contracte, rezervări ori formulare pentru newsletter. Putem primi confirmări de plată de la procesatorul ales și date tehnice de măsurare de la furnizorii integrați, în măsura permisă de lege și de setările acestora.

4. Scopurile și temeiurile juridice

4.1. Solicitări și consultări înainte de rezervare

Folosim datele de contact și răspunsurile din formulare pentru a răspunde solicitării, a explica oferta, a verifica disponibilitatea și a discuta o eventuală rezervare. Temei: art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR — demersuri la cererea persoanei înainte de încheierea unui contract; pentru operațiuni conexe de administrare și securitate poate fi aplicabil, după evaluare, interesul legitim [art. 6 alin. (1) lit. (f)].

4.2. Contract, rezervare, plată, livrare

Prelucrăm datele necesare programării, fotografierii, selecției, predării lucrărilor și gestionării rezervării/avansului în baza art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR. Pentru facturare și obligațiile financiar-contabile folosim art. 6 alin. (1) lit. (c).

4.3. Marketing și newsletter

Înscrierea la newsletter sau acceptarea mesajelor comerciale viitoare este distinctă de cererea de informații HERITAGE. Comunicările electronice promoționale se trimit în baza consimțământului atunci când acesta este cerut de legislația aplicabilă; eventualele excepții legale se evaluează separat. Completarea unui Meta Lead Form nu vă înscrie automat la newsletter.

4.4. Analytics, cookies și performanță

Pentru măsurarea traficului și performanței reclamelor putem utiliza Google Analytics, Meta Pixel și, dacă sunt implementate, instrumente de conversie server-side. Cookies și tehnologiile neesențiale se folosesc potrivit regulilor de consimțământ aplicabile și setărilor reale ale site-ului. Datele statistice agregate sunt preferate pentru deciziile de marketing.

4.5. Securitate și apărarea drepturilor

Putem păstra evidențe strict necesare pentru securitate, prevenirea abuzurilor și soluționarea reclamațiilor ori litigiilor, pe temeiul obligației legale sau al interesului legitim, după caz.

5. Meta Lead Ads / Instant Forms: informații specifice

Când completați un formular HERITAGE ori un alt formular PhotoArt by Ralf afișat în Facebook sau Instagram, putem primi de la Meta numele, telefonul, emailul, răspunsurile și preferința de contact. Unele câmpuri pot fi precompletate de Meta: verificați exactitatea lor înainte de trimitere.

Datele sunt utilizate pentru a răspunde cererii dumneavoastră despre proiectul ales, pentru a discuta participarea, programarea sau condițiile de rezervare și pentru a urmări stadiul solicitării. Trimiterea formularului nu reprezintă o rezervare, o plată sau o înscriere la newsletter.

Dacă preferați WhatsApp sau telefon, vă putem contacta individual pe canalul ales în legătură cu solicitarea făcută. Alegerea WhatsApp nu este un acord pentru comunicări publicitare repetitive. Pentru mesajele schimbate prin WhatsApp se aplică și informațiile de confidențialitate ale furnizorului acelui serviciu.

Meta prelucrează date în propriile servicii în condițiile documentației sale. PhotoArt by Ralf răspunde pentru prelucrările pe care le efectuează după primirea solicitării. Rolurile contractuale și condițiile exacte se verifică în documentația Meta relevantă pentru produsul utilizat.

6. Automatizări de preluare și registru de lead-uri

Pentru a prelua mai rapid solicitările, putem utiliza un furnizor de automatizare, precum Make, și un registru securizat al solicitărilor. Dacă aceste servicii sunt activate, datele colectate prin formular pot fi transmise automat către registrul privat, unde sunt gestionate etape precum: nou, contactat, calificat, consultație, rezervat sau închis.

Notificările interne pot fi trimise la info@photoartbyralf.com și, preferabil, includ numai o referință și un link autentificat către registru, fără reproducerea integrală a datelor. Accesul va fi acordat doar persoanelor autorizate. Furnizorul registrului, contractele de prelucrare, locația stocării și fluxul tehnic trebuie validate înainte de activarea acestei automatizări.

Analizele realizate pentru optimizarea publicității vor utiliza, pe cât posibil, rapoarte agregate sau date pseudonimizate, fără liste de nume, telefoane ori emailuri ale persoanelor interesate.

7. Cui putem dezvălui datele

În măsura necesară și în funcție de serviciile folosite, datele pot fi accesate de: furnizori de hosting și administrare web; servicii de email și newsletter; Meta și platforme publicitare; furnizori de automatizare/CRM/registre de solicitări; procesatori de plăți precum Stripe, dacă sunt utilizați; servicii de galerii și livrare; producători de printuri, albume și rame; curieri; contabili și consultanți; autorități competente în condițiile legii.

Solicităm furnizorilor care acționează în numele nostru garanții adecvate și, când este necesar, acorduri de prelucrare a datelor. Nu vindem datele personale.

8. Transferuri internaționale

Unii furnizori pot prelucra date în afara Spațiului Economic European. În astfel de cazuri, evaluăm temeiul transferului și garanțiile aplicabile (de exemplu, decizie de adecvare ori clauze contractuale standard, când sunt necesare). Identitatea furnizorului registrului și regiunea sa de stocare trebuie confirmate înainte de lansarea integrării.

9. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele doar atât timp cât este necesar scopului declarat sau obligațiilor legale. Pentru solicitările fără rezervare, este propusă o perioadă de 90 de zile de la închiderea solicitării, urmată de ștergere sau anonimizare, cu excepția situațiilor în care există un motiv documentat de păstrare suplimentară. Această durată trebuie aprobată ca regulă operațională și implementată în registru înainte de publicare.

Contractele, rezervările, documentele fiscale și informațiile necesare apărării unor drepturi pot necesita alte termene conform legislației. Fișierele fotografice pot fi păstrate în condițiile contractului și ale politicilor de arhivare aplicabile; nu garantăm arhivarea lor pe termen nelimitat. Datele newsletterului se păstrează până la retragerea consimțământului ori alt moment justificat legal.

10. Securitatea prelucrării

Aplicăm măsuri proporționale cu riscurile: acces pe bază de roluri, autentificare, restricționarea distribuirii linkurilor, protejarea credențialelor, transmitere securizată, copii de siguranță unde este cazul, jurnalizarea accesului și proceduri pentru ștergere. Nu putem garanta securitatea absolută a niciunui sistem.

11. Drepturile persoanei vizate

Aveți, în condițiile GDPR, dreptul de informare și acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție și, când prelucrarea se bazează pe consimțământ, retragerea acestuia. Aveți și drepturi privind deciziile individuale automatizate în situațiile reglementate de art. 22 GDPR. Evaluarea internă a interesului pentru serviciile noastre nu trebuie să producă decizii cu efecte juridice sau similare semnificative exclusiv automatizate.

Pentru exercitarea drepturilor: info@photoartbyralf.com. Vom răspunde în termenul legal aplicabil; putem solicita informații rezonabile pentru verificarea identității.

12. Plângeri

Puteți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro. Ne puteți contacta în prealabil pentru clarificări.

13. Utilizarea fotografiilor în portofoliu, publicitate, expoziții

Imaginile identificabile realizate pentru o clientă sunt utilizate pentru livrarea serviciului convenit. Utilizările publice (portofoliu, social media, campanii publicitare, galerii publice, expoziții) necesită condiții contractuale și temei juridic clar, adaptate proiectului. Acordurile de imagine pentru modelele fotografiate ori pentru scenele generate/compozite nu sunt înlocuite de completarea unui formular publicitar. O eventuală retragere a consimțământului produce efecte pentru prelucrările viitoare, în condițiile legii.

14. Newsletter

Abonarea se face separat de solicitarea unei ședințe. Mesajele newsletter conțin un mecanism de dezabonare sau puteți solicita încetarea lor la info@photoartbyralf.com. Mesajele operaționale necesare unei rezervări existente nu sunt newsletter.

15. Cookies și instrumente de măsurare

Site-urile PhotoArt by Ralf pot folosi cookies esențiale și, numai în condițiile legii și ale setărilor reale, analytics sau publicitate (de exemplu Google Analytics și Meta Pixel). Pentru fiecare website și subdomeniu, categoriile de cookies, furnizorii, duratele și opțiunile de consimțământ trebuie prezentate într-o politică de cookies și într-un mecanism de alegere adecvat.

16. Linkuri externe, inclusiv pagini Meta și plăți

Paginile noastre pot trimite către Meta, WhatsApp, Stripe sau alte platforme externe. Fiecare poate prelucra date conform propriei politici. Înainte de plata unui avans, verificați informațiile despre serviciu, condițiile de rezervare și operatorul de plată afișate.

17. Datele minorilor

Sesiunile care includ minori sunt gestionate cu implicarea părintelui ori reprezentantului legal, conform cerințelor aplicabile. Nu utilizăm public imagini identificabile ale minorilor fără temeiul și acordurile necesare. Formularele publicitare dedicate portretelor pentru femei nu sunt concepute pentru colectarea solicitărilor direct de la minori.

18. Actualizarea politicii

Revizuim această politică atunci când se schimbă platformele, fluxurile de date ori cerințele legale. Versiunea și data intrării în vigoare vor fi afișate pe site. Pentru modificări semnificative vom furniza informarea suplimentară cerută de lege.

19. Contact

PhotoArt by Ralf / RALF STUDIO SRL · info@photoartbyralf.com · www.photoartbyralf.com · CUI RO49327260 · J40/24649/21.12.2023